【重要なお知らせ】メール誤送信等の発生について(お詫び)

今般、当センター主催のWebフォーラムにおきまして、参加者の個人情報を含む「参加者一覧ファイル」(パスワード設定あり)を参加申込者全員へ電子メールにて誤送信する等の事態が発生いたしましたので、下記のとおり概要をご報告いたします。

 

参加者の皆さまには多大な御迷惑をおかけしたことにつきまして、心よりお詫び申し上げます。
このような事態が発生したことを深く反省し、職員への指導をより一層徹底し、再発防止に努めてまいります。

 

1. 概要について
2021年2月20日に開催の第4回「医科歯科連携フォーラム」の開催準備中に当センターの担当職員が誤って電子メールにてフォーラム参加者向けのメーリングリスト宛に参加者の個人情報を含む「参加者一覧ファイル」(パスワード設定あり)を送信。直後にこのメールを受信したセンター職員から誤送信の指摘を受け、誤送信の事実を確認した。
また、フォーラム開催中には、参加者をフォーラムへ招待することを目的に管理者端末上に開いていた「参加者一覧ファイル」を事前に閉じることを失念し、その一部を5秒程度、画面上に誤って表示した。

 

2.「参加者一覧ファイル」に含まれている個人情報について
① 電子メールにて誤送信した参加者の個人情報を含む「参加者一覧ファイル」
第4回医科歯科連携フォーラム参加予定者の個人情報314名分
(住所、氏名、電話番号、メールアドレス、所属施設名、職種等)
※ 電子メールで送信した「参加者一覧ファイル」にはパスワードを設定しており、ファイルを閲覧された可能性は極めて低い。

 

② 会議中に誤って画面上に表示した個人情報を含む「参加者一覧ファイル」
第4回医科歯科連携フォーラム参加予定者の個人情報32名分(全体の一部)
(住所、氏名、電話番号、メールアドレス)
※ 録画機能を付与しないWeb会議システムを利用しており、ファイルの画像を録画、撮影された可能性は極めて低い。

 

3.事案発生後の対応について
フォーラム冒頭に謝罪のアナウンスを行い、2月22日には、上記2つの事案について、当該部署よりフォーラム参加者に対して説明および謝罪のうえ、誤送信した電子メールと添付ファイル、会議中に画面上に表示したファイルの画像を撮影した場合はその箇所の削除を要請した。

 

4.再発防止策について

① 個人情報を含むファイルを受け渡しする際は、電子メールへの添付という手段を用いるのではなく、セキュアなファイル共有サーバー等、安全な手段を選択するよう徹底する。

② 当該部署および職員に対して、個人情報保護に関する教育を徹底する。

③ 職員および委託業者に対して本事案を周知し、改めて個人情報の適正な取り扱いを行うよう注意喚起を行う。

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